Onderhoud inrichten vanaf kantoor

Reparatieverzoeken (klussen) zijn iets anders dan de kantoortaken onder Taken (indexatie, contractopvolging, to-do’s). Klussen maak je onder Technische dienst; de uitvoerder ziet ze in de klus-app op de telefoon.

Stap 1: nodig de technische dienst uit

1. 1

   Open Gebruikers

   Alleen een beheerder kan dit. Nodig de medewerker uit met de rol Technische dienst. Die persoon krijgt een mail en stelt een wachtwoord in.

2. 2

   Geen verplichte tweestapsverificatie

   Technische dienst logt in met e-mail en wachtwoord. MFA is voor hen niet verplicht (wel optioneel in de klus-app onder Beveiliging).

Stap 2: maak groepen

Elk reparatieverzoek moet naar een groep. Dat kan je interne ploeg zijn, of een externe leverancier. Zonder groep kun je geen klus aanmaken.

1. 1

   Ga naar Technische dienst → Groepen beheren

   Maak een groep, bijvoorbeeld “Interne TD” of “Schilder Jansen”.

2. 2

   Voeg leden toe

   Alleen accounts met de rol Technische dienst kun je in een groep zetten. Een medewerker mag in meerdere groepen zitten.

3. 3

   Zet één standaardgroep

   Die groep staat vooraf geselecteerd bij een nieuw reparatieverzoek. Er kan maar één standaardgroep per organisatie zijn.

Wat ziet kantoor daarna?

• Technische dienst: Nieuw voor jou, alle reparatieverzoeken, nieuw verzoek, uren per medewerker per week, groepen (uren en groepen alleen voor beheerder en medewerker).
• Een klus heeft een taaknummer (voor facturen), prioriteit, status, kostenpost en de gekozen groep. Alleen die groep ziet het verzoek in de klus-app.
• Op de klus zelf zie je updates, foto’s, alle uren van alle medewerkers, en je kunt een werkbon-PDF downloaden.